Datenschutzerklärung

Stand: 14. November 2026

1. Verantwortlicher

Michel Hölscher
Kontavik
Wittekindstraße 6
59387 Ascheberg
Deutschland

Kontakt für Datenschutzfragen: datenschutz@kontavik.de.

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Kontavik-Website und bei der Nutzung der Buchhaltungssoftware. Kontavik richtet sich an Selbstständige und Unternehmen. Der Zugang zur Anwendung erfolgt nach individueller Freischaltung.

2. Unsere Rolle und die Rolle unserer Kunden

Für Websitebetrieb, Kontaktanfragen, Verwaltung von Zugängen, Vertragsabwicklung und die Sicherheit unserer Dienste sind wir Verantwortlicher. Verarbeiten wir Buchhaltungsunterlagen im Auftrag eines Kunden, bestimmt dieser die Zwecke der Verarbeitung. Für diesen Bereich handeln wir nach seinen Weisungen auf Grundlage einer gesonderten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Vor der Freischaltung für Kundendaten wird diese Vereinbarung geschlossen. Die Verarbeitung im eigenen Unternehmen des Betreibers erfolgt in dessen eigener Verantwortung.

Enthalten die Unterlagen eines Kunden Angaben über Sie, ist dieser Kunde Ihr erster Ansprechpartner für Auskunft und andere Datenschutzrechte. Wir unterstützen ihn bei der Bearbeitung und leiten entsprechend zuordenbare Anfragen an ihn weiter.

3. Besuch unserer Website

Beim Abruf werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie technische Statusdaten verarbeitet. Dies ist erforderlich, um die Website bereitzustellen, Fehler zu beheben und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb.

Die öffentliche Website wird bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, gehostet. Die Website verwendet keine Werbetracker, Analysewerkzeuge oder extern geladenen Schriftarten. Allein durch ihren Besuch werden keine Bankdaten abgerufen.

4. Kontakt, Zugang und Vertragsabwicklung

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben und den Inhalt der Anfrage zur Beantwortung. Für einen freigeschalteten Zugang und die Vertragsabwicklung verarbeiten wir Identifikations-, Unternehmens-, Kontakt-, Berechtigungs- und gegebenenfalls Abrechnungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind oder vorvertragliche Maßnahmen anfragen. Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens und allgemeinen Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO die Grundlage. Unser Interesse liegt in der Bearbeitung der Anfrage und der Geschäftsbeziehung. Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

E-Mails an unsere Kontaktadressen werden über ALL-INKL an das Gmail-Postfach des Betreibers weitergeleitet. Bei Kontakt per E-Mail werden Nachricht und Absenderdaten durch diesen E-Mail-Dienst verarbeitet. Dabei können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Informationen zu den Garantien von Google, insbesondere Angemessenheitsbeschlüssen und Standardvertragsklauseln, finden Sie in Googles Informationen zur Datenübermittlung. Bitte senden Sie Bankzugangsdaten und private Schlüssel nicht per E-Mail.

5. Buchhaltungsdaten in Kontavik

Die Anwendung verarbeitet die eingegebenen oder importierten Kunden- und Lieferantenangaben, Rechnungen, Belege, Zahlungsinformationen und Buchhaltungsdaten zur Verwaltung von Geschäftsvorgängen, zum Zahlungsabgleich und zur Erstellung von Auswertungen und Exporten. Hinzu kommen technische Nutzungsdaten, Berechtigungen sowie Änderungs- und Importprotokolle. Daten stammen aus Eingaben, hochgeladenen Unterlagen, Dateiimporten und ausdrücklich angebundenen Diensten.

Für die inhaltliche Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von Kundendaten und die Information seiner Geschäftspartner ist der jeweilige Kunde verantwortlich. Die Rechtsgrundlagen bestimmt der Kunde. Für die eigene Buchhaltung des Betreibers kommen insbesondere die Erfüllung von Verträgen, gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten sowie das berechtigte Interesse an einem korrekten Zahlungsabgleich in Betracht.

6. Optionale Bankanbindung

Eine Bankanbindung erfolgt nur für ausdrücklich ausgewählte und freigegebene Konten. Für die Anbindung über Enable Banking wird Enable Banking Oy, Finnland, einbezogen. Der Kontoinhaber authentifiziert sich im vorgesehenen Freigabeprozess seiner Bank. Kontavik erhält keine Bankpasswörter oder TANs. Die Kontavik-Anbindung dient ausschließlich dem Lesen von Kontoinformationen und Umsätzen und löst keine Zahlungen aus.

Je nach Bank werden Kontobezeichnung, Kontokennung und IBAN, Salden und Umsätze übermittelt. Umsatzdaten können Buchungs- und Wertstellungsdatum, Betrag, Währung, Verwendungszweck, Referenzen sowie Namen und Kontodaten von Zahlungspartnern enthalten. Wir speichern außerdem Importoriginale, Verbindungsstatus, Freigabedauer, Abrufzeitpunkte und technische Fehlermeldungen. Die Daten dienen der Buchhaltung und dem Abgleich mit Belegen, nicht Werbung oder dem Verkauf von Bankdaten.

Bei aktiver Verbindung erfolgen Abrufe auf Anforderung und regelmäßig alle sechs Stunden. Umfang, Historie und Freigabedauer hängen von der Bank und der erteilten Freigabe ab. Die Verbindung kann in Kontavik getrennt werden. Das beendet weitere Abrufe, löscht aber nicht bereits importierte Buchhaltungsdaten. Freigaben lassen sich zusätzlich bei der Bank oder über die Freigabeverwaltung von Enable Banking beenden. Ein Dateiimport ist auch ohne Bankanbindung möglich.

Die Bankfreigabe ist von einer etwaigen datenschutzrechtlichen Einwilligung zu unterscheiden. Für den Umgang mit den importierten Daten gelten die Rechtsgrundlagen der jeweiligen Buchhaltung. Enable Banking und die Bank informieren über ihre eigenen Dienste in ihren Datenschutzhinweisen. Siehe Datenschutz bei Enable Banking. Die Bankfunktion wird nur im jeweils vertraglich und technisch freigegebenen Umfang bereitgestellt.

7. Hosting, Empfänger und Schutzmaßnahmen

Die Anwendung wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Sicherungen bestehen auf dem Server und als zusätzliche Kopie auf dem gesicherten Office-Rechner des Betreibers. Die öffentliche Website und die Buchhaltungsanwendung sind technisch getrennt. Zugang zur Anwendung erhalten nur ausdrücklich berechtigte Personen. Technische Dienstleister erhalten Daten nur, soweit dies für ihre jeweilige Leistung erforderlich ist. Kundendaten werden nicht öffentlich bereitgestellt.

Weitere Empfänger können auf Weisung des Kunden etwa dessen Steuerberatung oder von ihm ausgewählte Exportempfänger sein. Gesetzlich erforderliche Offenlegungen erfolgen gegenüber den zuständigen Stellen. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über betroffene Personen statt.

Die angemeldete Anwendung verwendet ein technisch erforderliches Sitzungscookie. Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff ist zur Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Dienstes nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG erforderlich. API-Schlüssel und Bankzugriffsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Berechtigungsprüfungen, gesicherte Übertragung, Änderungsprotokolle und Datensicherungen schützen den Betrieb.

8. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Pflichten beziehungsweise die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen dies erfordern. Kontaktanfragen werden nach Abschluss gelöscht, soweit keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist. Technische Protokolle werden zur Fehler- und Sicherheitsanalyse vorgehalten und bei Wegfall dieses Zwecks gelöscht. Sicherheitsvorfälle können eine längere Sicherung der betroffenen Nachweise erfordern.

Für Buchhaltungsdaten im Auftrag richtet sich die Aufbewahrung nach der Vereinbarung und den Weisungen des Kunden. Der Kunde muss seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten berücksichtigen. Bei Vertragsende werden Rückgabe, Export und Löschung nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung durchgeführt. Sicherungskopien werden in den Löschprozess einbezogen. Das Trennen einer Bankverbindung ersetzt keine Löschanweisung.

9. Ihre Rechte

Im gesetzlichen Umfang haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Eine erteilte datenschutzrechtliche Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die vorherige Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Sie können uns unter der oben genannten Adresse kontaktieren und sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.